Sistema de gestão de reservas: entenda o que é e quais suas vantagens

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  • 13 Jul
  • 2017

Quem administra um hotel precisa lidar com uma série de desafios todos os dias. Além da preocupação com atendimento e a satisfação dos hóspedes, é preciso gerenciar reservas, organizar check-ins e check-outs, lidar com imprevistos e situações que surgem quando você menos espera.

Neste contexto, o papel do gerente no setor hoteleiro é encontrar a melhor alternativa e buscar a solução imediata — e mais eficaz — para cada um desses problemas. Dentre todas essas atividades, ele ainda deve estruturar melhor os setores de distribuição, vendas e marketing, além de garantir melhores taxas de ocupação e rentabilidade.

Na era digital em que vivemos, poder contar com um aliado na hora de controlar todos esses processos é sempre uma ótima opção. No post de hoje, nós vamos mostrar como fazer isso adotando um sistema de gestão de reservas, apresentar as vantagens de usar uma ferramenta desse tipo e listar quais diferenciais um gerente deve procurar ao contratar esse serviço. Acompanhe!

O que é um sistema de gestão de reservas?

Um sistema de gestão de reservas (Central Reservation System, ou CRS, na sigla em inglês), é um sistema que centraliza diversas funções em uma única ferramenta. Com um CRS eficiente, você consegue incrementar o seu serviço e otimizar a forma como o trabalho é feito no dia a dia, melhorando o aproveitamento do seu tempo, das tarefas mais básicas às mais exigentes.

O ideal é que, com apenas um sistema, seja possível configurar o motor de reservas do seu hotel, fazer a gestão de todas as OTAs (Online Travel Agencies), administrar as operadoras e receber, em tempo real, dados e informações inteligentes que sirvam de base para implementar melhorias no seu negócio.

Quais as vantagens em usar esse sistema?

A principal vantagem é a possibilidade de otimizar a gestão do seu hotel. Com apenas uma ferramenta, o gerente consegue controlar etapas diferentes do processo de administração de um estabelecimento. Sem um CRS, isso é feito por meio de inúmeras extranets, o que demanda um tempo e atenção que, muitas vezes, não estão disponíveis.

A consequência final dessa otimização é a melhoria na ocupação do estabelecimento. Com apenas uma ferramenta para potencializar todas as demandas que o gerenciamento de um hotel exige, além de ganhar tempo para se dedicar a outras atividades, o resultado também será sentido no bolso: mais vendas, mais quartos ocupados e mais rentabilidade.

Outro benefício de um sistema de qualidade é a possibilidade de adaptação. A ferramenta deve trabalhar como auxiliar àquela que o seu hotel já usa, respeitando a estratégia e as especificidades que são essenciais para o tipo de mercado no qual seu negócio está inserido.

Se o hotel é pequeno, de luxo, com um valor agregado muito alto, a exigência é completamente diferente da de um grande hotel corporativo, que precisa vender mais, trabalhar com vários canais e com muita informação.

O hotel menor exige uma seleção maior e uma priorização dessas informações. O que não quer dizer que ele também não precise passar por uma otimização do processo. A ferramenta consegue auxiliar o gerente dentro da estratégia e do objetivo que foi traçado, independentemente do porte do estabelecimento.

Por quais diferenciais procurar?

Na hora de adotar um CRS, alguns diferenciais são fundamentais e devem ser levados em consideração. A escolha precisa ser pensada de acordo com aquilo que o seu negócio necessita e o que o sistema pode oferecer, para que não haja um desalinhamento de expectativas.

Para que isso não ocorra, separamos algumas características que fazem toda a diferença em um sistema de gestão de reservas:

Gestão de canais

A possibilidade de fazer a gestão dos canais online e de forma simplificada ajuda o seu hotel a ter uma melhoria na ocupação. Com ele, você consegue distribuir o seu serviço, simultaneamente, para OTAs, operadoras, agências de viagens, empresas, entre outros.

Com o gestor de canais, também é possível controlar a gestão de preços do hotel, encontrando seu ponto de equilíbrio, se vale a pena fazer uma mudança na estratégia que está sendo praticada, descobrir qual canal traz mais volume e segmentar a distribuição da forma mais benéfica para o negócio.

Além de um avanço tecnológico, esse tipo de gestão também traz o acesso a dados importantes de forma rápida. Com acesso à inteligência, o controle sobre toda a gestão é muito mais eficaz.

Business Intelligence

A inteligência é um fator muito importante na hora de administrar qualquer negócio. Afinal, apenas com dados reais e informações relevantes é possível saber como crescer, melhorar e manter uma trajetória de sucesso.

Com um CRS de qualidade, todo tipo de informação que pertence ao seu hotel — reservas confirmadas, quantidade de noites, tarifa média — fica facilmente disponível para ser estudada e analisada. Essa informação deve ser a base da sua estratégia para conseguir uma ocupação melhor e uma receita maior.

O conhecimento também pode esclarecer porque o seu hotel deixa de ser reservado. Se alguma operadora está buscando estabelecimentos que comportam três pessoas no mesmo quarto, mas o seu admite apenas duas, sua estratégia pode ser alterada e traçada em cima dessa informação.

Motor de reservas

Considerada uma das principais ferramentas para aumento de rentabilidade do hotel, o motor de reservas permite que o hóspede faça a reserva por meio do site do hotel, ampliando suas vendas diretas. Atualmente, através de pesquisas de comportamento de compra, sabe-se que o cliente navega em média até 12 sites diferentes antes de definir onde comprar, incluindo o site próprio do Hotel.

Em conjunto com um gestor de canais eficiente que poderá aumentar a exposição do hotel, o motor de reservas otimiza o contato entre marca e cliente, aumenta as conversões de forma direta e ainda cria possibilidades de fidelização dos hóspedes.

Ou seja, é possível afirmar que o aumento dos canais de exposição faz com que a rentabilidade direta aumente. Um estudo da Universidade de Cornell, nos Estados Unidos, mostra que os hotéis listados em OTAs, por exemplo, acabam ganhando naturalmente benefícios de conversão direta, através do chamado “efeito outdoor”.

A pesquisa concluiu que o hóspede procura informações sobre o hotel em provedores externos, mas prefere fazer a parte final, de reserva do quarto, por meio do motor do próprio estabelecimento. Desde que esse ofereça uma boa experiência de compra, preços atrativos, facilidades de pagamento, possibilidade de resgate de benefícios etc.

Gostou das informações sobre a gestão de reservas e quais são as principais vantagens de adotá-la em seu hotel? Ainda quer esclarecer alguma dúvida? Não deixe de entrar em contato conosco — estamos prontos para ajudá-lo!