Entenda a importância de integração dos sistemas de um hotel

Imagine contar com uma única ferramenta capaz de administrar todos os seus canais de venda e ainda melhorar a forma como você controla o sistema do seu próprio hotel, facilitando o seu dia a dia?

Já pensou, também, em poder dar mais liberdade para os seus funcionários e fazer com que eles deixem de fazer trabalhos mecânicos e possam, de fato, conhecer os processos e saber como ajudar o seu hotel a lucrar mais?

E que tal tratar os seus hóspedes de forma personalizada, dando atenção e valorizando cada detalhe da relação do seu cliente com o seu estabelecimento? Afinal, é para ele que todo esse trabalho é feito, não é mesmo?

Tudo isso é possível com uma ferramenta que garanta a integração dos sistemas do seu hotel. É isso que nós vamos mostrar no post de hoje: como um CRS competente traz benefícios em todas essas esferas. Continue a leitura e descubra a importância dessa solução!

Integração com o sistema do hotel

Além de facilitar a gestão de tudo aquilo que é externo, como OTAs, motor de reserva, operadoras e agências de viagem, o Sistema Central de Reservas (CRS) faz a integração também com a estrutura organizacional do próprio do hotel, o PMS (Property Management System).

O PMS é responsável pela parte administrativa do hotel. É o sistema que informa se um quarto está limpo ou não, se o check-in ou check-out foram feitos pelos hóspedes etc. É por meio dele que a seção financeira do estabelecimento é controlada, por exemplo.

Para que esse sistema funcione da maneira adequada, é necessário contar com um colaborador, que fica responsável por alimentar o PMS com as informações atualizadas. Toda vez que uma nova reserva é feita, essa pessoa deve inserir a confirmação manualmente. E só a partir disso é que o controle de todos os apartamentos será feito.

Com o sistema de integração do CRS, esse trabalho é realizado online e de forma automatizada, facilitando a vida do colaborador e gerando economia para o hotel. O sistema valoriza a importância do conceito de otimização dos processos, principalmente para uma rotina acelerada como a do setor hoteleiro.

A importância de ter dados

Quando todas as informações, externas e internas, passam pelo mesmo sistema, você tem a possibilidade de trabalhar com dados reais e não estimativas ou suposições. A avaliação desses dados resulta em informações realmente qualificadas e úteis sobre o seu hotel.

Com a otimização do tempo, o funcionário que antes apenas inseria reservas no PMS, agora pode estudar esses dados e tomar decisões inteligentes a partir deles. Se perceber que um determinado canal está cobrando uma taxa muito alta, pode fechá-lo e priorizar outro. Se verificar que a ocupação já está em uma taxa considerada boa, pode aumentar a tarifa com antecedência.

A pessoa que está atrás do computador, em teoria, deveria fazer apenas isso: analisar e cuidar do negócio subindo preços quando possível, fazendo pacotes com restrições para determinados períodos, criando promoções para datas específicas, priorizando determinados parceiros. Ou seja, montando uma estratégia para melhorar a gestão do hotel.

No entanto, isso só é possível quando você tem um sistema em que pode confiar todos os detalhes da operação. Alguns hotéis acreditam que, por contar contar uma sistema “moderno” e “tecnológico”, não vão precisar contar mais com nenhum funcionário. Pois é aí que eles se enganam: com um sistema disponível é que os funcionários vão poder trazer dinheiro para o seu hotel como nunca.

O CRS é uma ferramenta que permite que as pessoas trabalhem melhor, de forma estratégica, focando naquilo que merece atenção. Na prática, isso significa mais retorno para o hotel e um aumento no RevPAR.

O relacionamento com o hóspede

Ter um fluxo de administração integrado e uma estratégia baseada em dados e números contribui para que o hotel invista em um estilo de atendimento exclusivo, que todo negócio deveria ter — e que é o que o hóspede merece.

Com tempo para fazer mais do que apenas administrar reservas e inserir informações de forma manual no sistema, o funcionário pode se dedicar ao que é realmente relevante para o relacionamento com o cliente. Garantir que a reserva foi feita e que o quarto estará pronto quando ele chegar ao hotel é o mínimo que seu cliente espera. O cuidado começa depois.

Assim, desburocratizar o processo de administração permite dar a atenção devida ao seu hóspede. Isso pode significar um e-mail agradecendo a escolha do seu estabelecimento ao fim da estadia; uma mensagem personalizada informando que o travesseiro que ele sempre pede já está disponível no quarto; ou um lembrete de que ele não solicitou um serviço como costuma fazer em outras ocasiões.

Isso faz com que o hóspede se sinta especial e valorize o trabalho da sua equipe e a atenção dada a ele. Todo esse empenho só é possível quando um sistema eficiente fica responsável por todo o trabalho mecânico.

Ganhos da otimização dos processos

Com o uso de uma ferramenta de integração dos sistemas, o hotel tem ganhos diretos e indiretos. O direto é aquele que está diretamente ligado aos custos e ganhos do estabelecimento. O funcionário, que é oneroso, passa a gerar muito mais valor e receita.

Já o indireto é poder contar com um banco de dados de qualidade, o que é uma dificuldade enfrentada pelo setor hoteleiro. Isso acontece porque muitas vezes a pessoa responsável pelos dados da reserva é a mesma que está na recepção, cuidando de uma série de problemas e imprevistos.

Funcionando dessa forma, não há como garantir um cuidado na hora de preencher esses dados. Sem as informações básicas dos seus hóspedes, fica impossível cuidar e tratar cada um deles de forma personalizada, que é o grande diferencial que você pode oferecer. A integração dos sistemas garante que todas as informações inseridas estarão corretas.

E aí, conseguiu entender a importância da integração dos sistemas para o seu hotel? Ainda tem alguma dúvida em relação ao uso de um CRS no seu estabelecimento? Entre em contato conosco — estamos à disposição para responder a quaisquer esclarecimentos!

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